Ile razy miałeś to poczucie, stojąc na środku placu budowy, że znowu coś Cię zaskoczyło?
Pada deszcz i nie da się zagęszczać podbudowy. Towar nie dojechał, ekipa stoi. Kolejna gafa projektanta, albo po prostu Twoja błędna decyzja - i trzeba jakąś pracę rozpoczynać od nowa.
To tylko krótka lista niepożądanych zdarzeń, które potrafią wywrócić harmonogram do góry nogami.
W ten sposób wizja realizacji prac w uzgodnionym terminie szybko zaczyna się oddalać.
Ale czy naprawdę nie dało się tego wszystkiego przewidzieć? Czy te sytuacje są aż tak rzadkie?
Prawda jest brutalna: jako ludzie mamy naturalną skłonność do zbyt optymistycznego planowania i przewidywania przyszłości. Zakładamy życzeniowo, że ominą nas wszelkie niedogodności, a nasz harmonogram, tak skrupulatnie przygotowany, spełni się co do dnia.
Trochę psychologii wkrada się więc na plac budowy.
Błąd planowania według Kahnemana
Daniel Kahneman, noblista z dziedziny ekonomii i ekspert w psychologii behawioralnej, nazwał to zjawisko „błędem planowania" (planning fallacy).
To ludzka skłonność do zbyt optymistycznych założeń --- nawet wtedy, gdy doświadczenie podpowiada nam, że wcześniej już się myliliśmy.
Dlaczego nasz optymizm jest tak silny
Po pierwsze, sukces poprzednich projektów daje złudne poczucie, że tym razem pójdzie szybciej.
Po drugie, nadmierny optymizm i wiara we własną nieomylność zagłuszają krytyczne spojrzenie na realne ryzyka.
Po trzecie, umniejszamy znaczenie przeszłych błędów, wmawiając sobie, że „tym razem będzie inaczej".
Równie ważne jest to, że rzadko zostawiamy rezerwę czasową na zdarzenia nieprzewidziane - a te zawsze się pojawiają. Zamiast traktować czas jako zasób wspólny, zakładamy, że w całości wykorzystamy go na bieżącą koordynację robót. Tymczasem codzienne drobne przeszkody, konsultacje, telefony i decyzje pochłaniają godziny, których nikt nie wpisał do harmonogramu.
Złożone procesy to większe ryzyko
Wielu menedżerów zapomina, że wraz ze wzrostem liczby uczestników procesu - dostawców, podwykonawców, projektantów, inspektorów - rośnie nie kontrola, lecz złożoność systemu.
Zamiast realnych oszczędności pojawiają się straty: przestoje decyzyjne, oczekiwanie na akceptacje, utrata płynności w prowadzeniu robót.
Im bardziej skomplikowany proces, tym większe prawdopodobieństwo, że jeden drobny błąd pociągnie za sobą lawinę kolejnych.
Budowa to układ naczyń połączonych - każde opóźnienie w jednym etapie natychmiast wylewa się na inne.
Konsekwencje nierealistycznego harmonogramu
Zbyt optymistyczny harmonogram nie tylko wydłuża budowę, ale też obniża jej jakość. Gdy zaczyna brakować czasu, decyzje podejmuje się w pośpiechu, kontrola jakości słabnie, a zespół traci zaufanie do planu, który od początku był nierealny.
Dobre rady doświadczonego inżyniera
Doświadczenie, ciągła edukacja, obserwacja dobrych praktyk oraz własne błędy pozwalają mi stworzyć krótką listę zasad, które sam sobie wciąż powtarzam jak mantrę - żeby nie dać się złapać w pułapkę nadmiernego optymizmu:
- Planuj na podstawie rzeczywistych danych z poprzednich budów, nie na intuicji.
- Uwzględniaj w harmonogramie rezerwę na błędy, pogodę, decyzje i odbiory.
- Analizuj plan z osobami, które będą go realizować w terenie, nie tylko przy biurku.
- Nie bój się komunikować realistycznych terminów - lepiej zaskoczyć wcześniejszym finiszem niż tłumaczyć się z opóźnień.
Ostatnia rada to moja największa osobista kula u nogi.
Każdy, kto choć raz musiał przekazać inwestorowi mniej korzystną informację o terminie, wie, ile potrzeba do tego odwagi i asertywności.
Ale właśnie na tym polega profesjonalizm - na mówieniu prawdy, nawet jeśli nie brzmi wygodnie.
Bo realistyczne planowanie to nie pesymizm, lecz rzetelność.
Optymizm dobrze wygląda w ofercie, ale to właśnie realizm dowozi projekt na czas.
Comments powered by CComment